Como criar um protocolo

Um protocolo é um registro relacionando a entrada ou saída de algum processo, documento, correspondência, objeto ou equipamento da sua organização. Um protocolo sempre possui um remetente (quem está enviando) e um destinatário (quem está recebendo) e a que se refere (itens) de um protocolo.

Um protocolo tem um número único de identificação, e o próximo número pode ser configurado na plataforma, caso já utilize alguma outra solução - ver Como configurar a numeração do protocolo.

O protocolo é o registro de uma movimentação. Toda movimentação precisa ter: origem, destino e conteúdo.

Origem

A Origem é de onde parte a movimentação do protocolo.

Por exemplo, em uma correspondência, a origem é seu remetente.

No eProtocolo a origem é definida pelo remetente, área (se houver) e pessoa (se houver).

Você precisa definir o remetente, que pode ser a sua própria instituição ou um terceiro (filiais ou externos)

Opcionalmente, você pode definir uma área específica deste remetente.

E por fim, você pode definir uma pessoa associada a este remetente/área.

Destino

O destino é para onde a movimentação do protocolo será direcionada.

Por exemplo, em uma correspondência o destino é seu destinatário final.

No eProtocolo o destino é definido pelo destinatário, área (se houver) e pessoa (se houver)

Você precisa definir o destinatário, que pode ser a sua própria instituição ou um terceiro (filial ou externos)

Opcionalmente, você pode definir uma área específica deste destinatário.

E por fim, você pode definir uma pessoa associada a este destinatário/área.

Itens

Os itens compõem o conteúdo de um protocolo.

Por exemplo, em uma correspondência, o item é a própria correspondência

O item é definido primeiramente por um tipo e, depois, pelas suas informações específicas.

O tipo é a categoria do item. Por exemplo: Boleto, Nota-Fiscal, Processo, Circular, Correspondência, SEDEX, etc.

Já as informações específicas do item são:

Quantidade: Quantos documentos do mesmo tipo constam neste protocolo

Detalhes: Informações que identificam aquele item unicamente, como o número do AR para correspondência, o número de um processo, de uma circular, o número de uma nota fiscal ou boleto, entre outros.

Prazo de conclusão: Qual o prazo para conclusão deste protocolo, alertas podem ser enviados de acordo com esta data.

Anexos: Cada item pode ter múltiplos anexos, onde você pode armazenar digitalmente os arquivos como imagens, pdfs, etc.

Outros campos podem ser adicionados ao item.

Pronto, aqui seu protocolo já está pronto para ser criado.

Clique em "Criar Protocolo" e seu protocolo já estará registrado.

Uma vez criado, o destinatário será notificado, veja mais em "O que posso fazer com um protocolo?"

Atualizado em: 21/02/2025