Question 1

Cadastros e Configurações

Accepted Answer

Cadastros e Configurações

Os cadastros podem ser feitos durante a criação de um protocolo, carga inicial ou via Integração

Cadastros e Configurações

Gerenciando cadastros

Funcionários/pessoas

Acesse o menu "Cadastro" > "funcionários/pessoas"
Adicione novos funcionários ou edite os existentes
Configure se o funcionário acessa o eProtocolo.com
Associe funcionários a departamentos

Departamentos/áreas

Acesse o menu "Cadastro" > "departamentos/áreas"
Adicione novos departamentos ou edite os existentes
Configure as permissões de visualização de protocolos por departamento

Empresas/terceiros

Acesse o menu "Cadastro" > "empresas/terceiros"
Adicione novas empresas ou edite as existentes
Configure departamentos e funcionários para empresas externas, se necessário

Itens do protocolo

Acesse o menu "Cadastro" > "Itens do protocolo"
Adicione novos itens ou edite os existentes
Configure se o item estará disponível para solicitações (se aplicável)

Configurações do eProtocolo

Acesse o menu "Cadastro" > "Configurações" para ajustar os seguintes parâmetros:

Numeração do próximo protocolo
Título fixo do protocolo
Número de vias do protocolo
Gerar QR Code nos protocolos
Exibir ou não campo para quantidade de Itens
Configurações da Tramitação
Configurações do envio de protocolo por e-mail
Configurações Avançadas

Permitir que o destinatário finalize o protocolo pelo sistema
B

Question 2

Malotes

Accepted Answer

Módulo de Malotes

O módulo de malotes permite cadastrar e gerenciar a preparação e o envio de malotes da sua organização.

Cadastro de Malotes

Acesse o menu "Cadastro" > "Malotes"
Clique em "Novo malote"
Preencha as informações necessárias
Todo malote é criado na situação "Disponível"

Preparação de malotes

Na tela de consulta de protocolos, selecione os protocolos desejados
Clique em "Protocolos selecionados" e depois em "Preparar / incluir no malote"
Selecione o malote em que deseja incluir os protocolos
A situação do malote muda para "Em preparação"

Impressão da Capa do Malote

Na tela de detalhes do malote, clique em "Imprimir capa do malote"
Um PDF será gerado com as informações do malote e seu conteúdo

Removendo protocolos de um malote

Acesse a tela de acompanhamento de malotes
Localize o malote desejado
Na lista de protocolos, clique no ícone de remoção ao lado do protocolo que deseja remover

Envio do malote

Na tela de detalhes do malote, clique em "Enviar malote"
A situação do malote mudará para "Enviado"

Ações com malotes enviados

Re-abrir o malote para inclusão de novos protocolos
Concluir o malote, indicando o retorno do mesmo à sua organização
Cancelar o envio do malote

Histórico de eventos

Todas as ações realizadas durante a preparação, envio e conclusão do malote são registradas e podem ser visualizadas na tela de acompanhamento de malotes.

Dicas úteis

Use a impressão da

Question 3

Primeiros Passos

Accepted Answer

Primeiros Passos

O eProtocolo é uma aplicação web comercializada como serviço e tem como objetivo simplificar a gestão de protocolos dentro de uma organização.

Saiba mais sobre a eProtocolo, clientes e recursos aqui

O que é um protocolo?

Um protocolo é um registro em uma ou duas vias relacionando a entrada ou saída de algum documento, objeto ou equipamento da sua organização. Um protocolo sempre possui um remetente (quem está enviando) e um destinatário (quem está recebendo).

Você pode criar protocolos internos (entre departamentos/áreas) na sua organização ou protocolos externos, envolvendo terceiros (empresas/terceiros ou pessoas físicas) com as quais a sua organização se relaciona.

O eProtocolo oferece uma solução completa para a gestão eficiente de documentos e processos em sua organização.

Criando um Protocolo em 15 segundos

${youtube}Como criar um protocolo em 15 segundos

Principais funcionalidades

Uma vez criada a sua conta foi criado também o usuário administrador da sua conta.

Usuários com perfil de Administrador podem realizar todas as operações dentro da plataforma, dentre elas:

Criação e gerenciamento de protocolos
Cadastro de empresas, departamentos e funcionários
Módulo de malotes para gerenciamento de envios
Relatórios e estatísticas
Módulo de solicitações para demand

Question 4

Gestão de Correspondências Corporativas

Accepted Answer

Gestão de correspondências corporativas

O eProtocolo permite que as correspondências corporativas sejam registradas pelos usuários das áreas responsáveis por este processo, sejam elas Portaria, Recepção, Facilities, Logística, Administrativo, etc.

Como registrar uma correspondência?

Veja "Como criar um protocolo", no qual a origem será o remetente e o destino a área, ou mesmo a pessoa informada como destinatária da correspondência.

Notificando destinatário

Uma vez que no cadastro da pessoa tenha sido informado o e-mail e um telefone celular, ao registrar uma correspondência a plataforma notifica o destinatário por e-mail e SMS, ambas opções configuráveis. Como também pode ser enviada via Whatsapp.

Confirmando o recebimento de uma correspondência

Existem algumas maneiras de se fazer a confirmação de recebimento:

Usuário conclui na plataforma

Ver concluir protocolo

Destinatário conclui por e-mail

Ver concluir por e-mail

Destinatário conclui via assinatura eletrônica

Ver assinatura eletrônica de recebimento

Consultar correspondências pendentes de recebimento

Ver "Consulta avançada"

Question 5

Tipos de Documentos

Accepted Answer

Cadastre e gerencie os seus tipos de documentos

Tipos de documentos são categorias de itens que irão compor e organizar a sua gestão de documentos, como por exemplo: Correspondência, Nota Fiscal, Contrato.

Acesse o menu **Cadastros > ** ${color}#1d56aa

Consulta e Criação de Itens

Ao acessar + Novo item do protocolo será possível definir o nome, se e quando os anexos associados a este tipo de item poderão ser excluídos, se o tipo é específico para uma determinada área, dentre outros.

Cadastro de Novo Item | Basta salvar e o tipo de item já estará disponível para ser utilizado na criação de seus protocolos.

||| Importante ** Neste cadastro não deve conter os detalhes específicos de um determinado item, como o número da nota-fiscal, ou o AR de uma correspondência, pois estes poderão ser informados no momento em que o tipo for informado em um determinado protocolo, assim como seus anexos.

**

Exemplo de itens na criação / edição Veja mais na nossa base de conhecimentos completa

Question 6

Como criar um protocolo?

Accepted Answer

Como criar um protocolo

Um protocolo é um registro relacionando a entrada ou saída de algum processo, documento, correspondência, objeto ou equipamento da sua organização. Um protocolo sempre possui um remetente (quem está enviando) e um destinatário (quem está recebendo) e a que se refere (itens) de um protocolo.

Um protocolo tem um número único de identificação, e o próximo número pode ser configurado na plataforma, caso já utilize alguma outra solução - ver Como configurar a numeração do protocolo.

O protocolo é o registro de uma movimentação. Toda movimentação precisa ter: origem, destino e conteúdo.

Origem

A Origem é de onde parte a movimentação do protocolo.

Por exemplo, em uma correspondência, a origem é seu remetente.

No eProtocolo a origem é definida pelo remetente, área (se houver) e pessoa (se houver).

Você precisa definir o remetente, que pode ser a sua própria instituição ou um terceiro (filiais ou externos)

Opcionalmente, você pode definir uma área específica deste remetente.

E por fim, você pode definir uma pessoa associada a este remetente/área.

Origem

Destino

O destino é para onde a movimentação do protocolo será direcionada.

Por exemplo, em uma correspondência o destino é seu destinatário final.

No eProtocolo o destino é definido pelo destinatário, área (se houver) e pessoa (se houver)

Você precisa definir o destinatário, que pode ser a sua p

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